Stammdatenmanagement erster Güte

Ausgangslage

MK-MED Medizintechnik AG wurde 1998 in Raron im Kanton Wallis gegründet. Firmengründer Manfred Kinnast arbeitete damals als Anästhesiepfleger im Spital Visp und bei der Air Zermatt, wo ihm offensichtliche Lücken in der Materialbeschaffung auffielen. Er gründete sein eigenes Unternehmen und startete bescheiden mit dem Handel hochwertiger Medizinalprodukte. Heute gehört MK-MED mit über 8500 Produkten schweizweit zu den führenden Anbietern in den Bereichen Anästhesie, Intensiv und Operation und beliefert Spitäler sowie Rettungsdienste und Praxen mit jährlich über 200 Tonnen Produkten.

Anforderungen

Bis 2014 arbeitete MK-MED mit einer kleineren Business Software. Dazumal wurde das Unternehmen an einer Spitalvereinigungssitzung darüber informiert, dass künftig ausschliesslich mit «reinen» Daten gemäss GS1* gehandelt werden darf. Von reinen Daten wird dann gesprochen, wenn die Stammdaten eines Produktes durchgängig – sprich vom Hersteller bis zum Verbraucher – gleich benannt sind und somit die Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist. Für Luc Lauwiner, seit 2017 Geschäftsführer der MK-MED, war sofort klar, dass diese Forderung gleichbedeutend mit der Evaluation eines neuen ERP-Systems war. Noch in der gleichen Sitzung machte ein Beteiligter Lauwiner auf Proffix aufmerksam, die den GS1-Standard bereits in ihrer Business Software unterstützten. Lauwiner handelte schnell und nahm mit Proffix und dem Integrationspartner SMC Computer, heutige Okolo AG Kontakt auf. Zusammen starteten sie 2015 das Projekt.

Lösung

Als Basis des heutigen ERP-Systems wurden sämtliche für ein Handelsunternehmen relevanten Funktionen von Proffix implementiert, die Prozesse digitalisiert und die Grundlagen für ein konsistentes Stammdatenmanagement unter Berücksichtigung des GS1-Standards geschaffen. Die dafür notwendigen Anpassungen konnten grösstenteils mit der Programmierung von Zusatzlisten und -feldern direkt in Proffix ohne teure Zusatzprogramme vorgenommen werden. «Die mittlerweile aufgebaute Intelligenz in unserem ERP ist beeindruckend und erlaubt uns einen effizienten Informations- und Datenaustausch zwischen Lieferanten, Behörden und unseren Kundinnen und Kunden», so Lauwiner. Auf Knopfdruck lassen sich in Proffix zu tausenden Artikeln die produktrelevanten Stammdaten, technischen Datenblätter und Bilder, Lieferanten und Preise sowie sämtliche Bestellungen, Lieferscheine und so weiter abrufen. «Zusammen haben wir es geschafft, eine unglaubliche Komplexität übersichtlich in einem einfach zu bedienenden System abzubilden», so Lauwiner. Als weiteren wichtigen Digitalisierungsschritt ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) für die gesetzeskonforme Ablage sämtlicher Dokumente, nachdem bereits mit E-Dokumenten gearbeitet wird. Zudem soll den Kundinnen und Kunden künftig die Möglichkeit geboten werden, ihre Bestellungen direkt im System erfassen zu können.

«Was die Prozesse angeht, gehören wir heute zu den modernsten Anbietern in der Medizintechnik.»

Luc Lauwiner
Geschäftsführer MK-MED Medizintechnik AG

Benefit

Der Handel mit Medizinalprodukten ist international ein streng kontrollierter Markt mit vielen und immer wieder neuen Vorschriften und Verfahren. Dazu zählen beispielsweise die jüngst in Kraft getretene europaweite Regulierung zum Handel von Medizinprodukten (MDR = Medical Device Regulation) sowie die neue Schweizer Medizinprodukteverordnung mit der Einführung des Schweizer Bevollmächtigten und der Importeure. Gleichzeitig handelt MK-MED mit Produkten, die eine schnelle Verfügbarkeit erfordern. Mit Proffix wurde für das Unternehmen ein System gebaut, in dem eine Unmenge von Informationen und Daten schnell gefunden und in der erforderlichen Form zur Verfügung stehen, sei es in der Beschaffung oder im Vertrieb. «Wenn wir Proffix nicht hätten, wäre dies heute gar nicht mehr möglich», sagt Lauwiner und ist überzeugt davon, dass nur wenige Systeme diese hohe Flexibilität bieten. Dazu kommt, dass die Mitarbeitenden sich schnell zurechtfinden und dem Unternehmen erlauben, mit der Digitalisierung auf allen Ebenen Schritt zu halten. «Es macht schlicht Spass, mit diesem ERP zu arbeiten», resümiert Luc Lauwiner.

Leistungen: Rundum gelöst

• OkoBasic: Proffix Px5
  Adressverwaltung, Auftragsverwaltung, CRM, Lager- und Artikelverwaltung, Einkaufsverwaltung,Preisverwaltung, Provisionsverwaltung, Serviceauftragsverwaltung, Berechtigungen, Chargen-/Seriennummerverwaltung, E-Dokument EDI, E-Dokument GS1, E-Rechnung, Rückstände/Reservationen, Stücklisten/Bundles/Optionen, Kundeninstallationsverwaltung, Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Telefonintegration
• OkoIntegration: GS1-konform
  Umsetzung eines effizienten Stammdatenmanagement unter Berücksichtigung des GS1-Standards und gesetzlicher Vorschriften / Integration eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur gesetzeskonforme Ablage und Archivierung der Geschäftsunterlagen
• OkoServices
  Planung, Einführung und Support der Lösung

Highlights: Rundum mehr Business

• Professionelles Stammdatenmanagement
• Erfüllung branchenbedingter Anforderungen
• Äusserst flexibel und übersichtlich trotz hoher Komplexität
• Effizienter Handel im anspruchsvollen Gesundheitsmarkt
• Schnelle Einarbeitung von Mitarbeitenden
• Intuitive Bedienung